RODO - chronimy Twoje dane osobowe

Klauzula informacyjna

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1.), zwanego dalej Rozporządzeniem Rodo informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest PEC – Gliwice Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach przy ul. Królewskiej Tamy 135, nr KRS 0000061254, Nr NIP 631-01-00-822, Nr Regon  272857793, e-mail: office@pec.gliwice.pl, tel. 32 3350 105, fax 32 3350107 (zwany dalej Administratorem lub Spółką).

2. Może się Pani/Pan skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pośrednictwem e-mail: iodo@pec.gliwice.pl

3. Pani/Pana dane osobowe związane z przetwarzane będą:

1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) Rodo w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, tj. w celu zawarcia i wykonania m.in.:
   
   1. umów o przyłączenie do sieci ciepłowniczej,
   2. umów sprzedaży ciepła,
   3. umów oświadczenie usług drogą elektroniczną, w tym:
      • ile o to Pani/Pan wystąpi - w celu świadczenia usług w ramach serwisu eBOK,
      • ile Pani/Pan o to wystąpi – w celu wystawiania, udostępniania i przesyłania faktur elektronicznych (e-faktur),

2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) (tj. w oparciu o obowiązek prawny ciążący na administratorze) w celu przestrzegania przez Spółkę przepisów prawa, w tym w szczególności przepisów podatkowych, o rachunkowości oraz przepisów prawa energetycznego i rozporządzeń wykonawczych (aktualnie np. ROZPORZĄDZENIA MINISTRA GOSPODARKI z dnia 15 stycznia 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków funkcjonowania systemów ciepłowniczych).

3. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) Rodo (tj. w oparciu o prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora) w celu:
   
   1. marketingu produktów lub usług własnych,
   2. organizowania i przeprowadzania konkursów oraz innych akcji marketingowych (wyłącznie w odniesieniu do produktów i usług własnych Spółki),
   3. dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń,
   4. prowadzenia analiz jakości produktów i świadczonych usług Spółki;

4. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (tj. na podstawie odrębnej zgody) w celu:
   
   1. użycia poczty elektronicznej (e-mail) w procesie reklamacyjnym, w tym w celu potwierdzenia przyjęcia reklamacji i udzielenia odpowiedzi na reklamację, chyba, że przepis prawa lub umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną, która dotyczy serwisu BOK i e-faktur nie wymaga w tym przypadku Pani/Pana zgody,
   2. analiz korzystania z usług administratora lub rozwoju świadczonych usług,
   3. marketingu bezpośredniego produktów lub usług podmiotów współpracujących z administratorem.

4. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą następujące kategorie podmiotów:

1. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki (na podstawie umowy ze Spółką i zgodnie z poleceniami Spółki), w tym podmioty

1. obsługujące systemy informatyczne Spółki lub udostępniające Spółce narzędzia informatyczne,
2. obsługujące Spółkę i świadczące usługi dla Spółki np. podmioty prowadzące działalność pocztową, płatniczą, bankową, ubezpieczeniową, doradczą, księgową i prawną.

2. podmioty uprawnione do ich uzyskania na podstawie obowiązującego prawa (np. organy ścigania dla potrzeb toczącego się postępowania karnego).

5.  Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:

1. dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia lub wykonania umowy oraz wypełnienia obowiązku prawnego administratora - przez okres obowiązywania umowy (obowiązku), a po jego upływie przez okres niezbędny do:
   
   1. obsługi reklamacji i innych usług związanych z obsługą klienta,
   2. zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących administratorowi,
   3. wypełnienia obowiązku prawnego administratora (np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych);

2. dane osobowe przetwarzane na potrzeby marketingu produktów lub usług własnych administratora na podstawie uzasadnionego interesu prawnego - do czasu zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą;

3. dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnej zgody będą przechowywane do czasu jej odwołania.

7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania a także prawo do przenoszenia danych.

8. Posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

9. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych:

1. imię, nazwisko, dane umożliwiające kontakt (w tym adres, Nr PESEL, nr telefonu), jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy o przyłączenie i/lub sprzedaży ciepła ze Spółką. W szczególności podanie numeru telefonu jest konieczne do udzielenia przez Spółkę w określonym przepisami terminie i formie:
   
   1. na żądanie odbiorców informacji telefonicznych o przewidywanym terminie usunięcia przerw i zakłóceń w dostarczaniu ciepła,
   2. odpowiedzi na reklamację złożoną przez odbiorców, dotyczącą niewykonania lub niewłaściwego wykonania umowy w przypadku odpowiedzi telefonicznych na interwencje i skargi składane przez telefon lub informacji o przewidywanym terminie udzielenia pisemnego wyjaśnienia,
2. w przypadku korzystania z serwisu eBOK i e-faktur podanie także innych danych ściśle określonych w umowie (jak adres poczty elektronicznej), jest konieczne do zawarcia ze Spółką i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, która dotyczy serwisu BOK i e-faktur.

Jest Pan/Pani zobowiązana do podania tych danych, przy czym konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia i/lub wykonania umowy lub wypełnienia Spółce obowiązku prawnego.

Dodatkowo możemy prosić Panią/Pana o podanie w trybie dobrowolnej zgody danych opcjonalnych. Ich nie podanie spowoduje, że sama umowa zostanie zawarta i będzie wykonywana, jednak niektóre sposoby lub warunki zawarcia albo wykonania umowy nie będą zrealizowane.

11.  Spółka nie zastosuje wobec Pana/Pani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

12. Podane informację oznaczają zrealizowanie przez Administratora obowiązek prawnego i nie wymagają z Pani/Pana strony żadnego działania.

KLUZULA INFORMACYJNA (KONTRAHENCII OSOBY, KTÓRYMI KONTRAHENT SIĘ POSŁUGUJE)

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1.), zwanego dalej Rodo informuję, iż:

1.  Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest PEC – Gliwice Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach przy ul. Królewskiej Tamy 135, nr KRS 0000061254, Nr NIP 631-01-00-822, Nr Regon  272857793, e-mail: office@pec.gliwice.pl, tel. 32 3350 105, fax 32 3350107 (zwany dalej Administratorem lub Spółką).
2. Może się Pan/Pani skontaktować z Inspektorem ochrony danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: iodo@pec.gliwice.pl
3. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Jednak podanie danych jest niezbędne do zrealizowania celów określonych poniżej w pkt 6.
4. Pana/Pani dane zostały udostępnione spółce przez naszego kontrahenta, którego reprezentujesz/ jesteś pracownikiem/współpracownikiem lub pozyskane z rejestrów publicznych (np. rejestry przedsiębiorców, sądowe KRS/CEIDG) w związku ze złożeniem przez kontrahenta oferty w ramach prowadzonej przez niego działalności.
5. Będziemy przetwarzali następujące kategorie Pana/Pani danych osobowych:
   
   1. w przypadku osób reprezentujących: imię/imiona i nazwisko, numer PESEL, funkcja w organie reprezentującym, stanowisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu,
   2. w przypadku pozostałych osób: imię/imiona i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko,
   3. inne dane zawarte w udostępnionych nam przez kontrahenta dokumentach (np. świadectwach posiadania określonych uprawnień).
6. Spółka będzie przetwarzać Pana/Pani dane osobowe, gdyż jest to niezbędne do celów wynikających z:

1) prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez spółkę lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

2) wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

– za które Administrator uznaje rozpatrzenie i przetworzenie oferty złożonej przez kontrahenta, zapobieganie oszustwom, stosowanie procesów nadzoru zgodności z prawem, a ponadto ustalanie, dochodzenie i obronę przed roszczeniami.

7. Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych mogą być podmioty, które świadczą na rzecz spółki usługi, w tym m.in. usługi IT, doradcze, księgowe, audytowe, informatyczne, wysyłkowe, płatnicze, archiwizacyjne i niszczenia dokumentów oraz biegli rewidenci i notariusze, a także właściwe organy uprawnione do otrzymania Twoich danych na podstawie przepisów prawa.
8. Pana/Pani dane osobowe przechowywane do upływu przedawnienia roszczeń.  Po tych okresach dane będą przechowywane jedynie przez czas wymagany przepisami prawa.
9. Ma Pan/Pani prawo do żądania od spółkę dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych.
10. Nie przysługuje Pani/Panu:

−  w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

−  prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

−  na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

11. Ma Pan/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wzór oświadczenia wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO

Oświadczam, że wypełniłem określone w art. 13 lub art. 14 rozp. RODO obowiązki informacyjne wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu złożenia oferty .... (uwaga: sprecyzować, o jaka ofertę chodzi np. ofertę na badanie bilansu za rok …; podać nr i/lub nazwę postępowania)